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Dein Verarbeitungsverzeichnis
Geführt in wenigen Klicks: Trag ein, welche personenbezogenen Daten du verarbeitest. Das Tool hilft mit Vorschlägen und markiert offene Punkte. Am Ende lädst du alles als CSV oder PDF herunter.
Dieses Tool unterstützt dich beim Strukturieren. Es ist keine Rechtsberatung.
Verantwortlicher
Steht als Kopfzeile im CSV-Export, Pflichtangabe in einem echten Verzeichnis (Art. 30 Abs. 1 DSGVO).
Neuen Eintrag hinzufügen
Eine Zeile pro Daten-Sorte. Weißt du es nicht? Nimm die Vorschläge, du kannst alles später anpassen.
Was verarbeitest du über einen Menschen?
Wofür brauchst du diese Daten?
Warum darfst du das? (Art. 6 DSGVO)
Wer verarbeitet die Daten für dich?
Vertrag mit dem Tool-Anbieter (Art. 28)?
Wie lange speicherst du die Daten?
Technische/organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten.
Verlassen die Daten die EU (z. B. US-Anbieter)?
0
Einträge
0
Offene Punkte
0
Sensible Daten (Art. 9)
Dein Verzeichnis
Coral markierte Zeilen = offene To-dos.
| Daten | Zweck | Rechtsgrundlage | Tool | AVV | Frist | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Noch keine Einträge. Füg oben deinen ersten hinzu, oder lade die Beispiele. | ||||||
Was ein Verarbeitungsverzeichnis ist und warum es Pflicht ist
Das Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30 DSGVO) ist die schriftliche Übersicht darüber, welche personenbezogenen Daten dein Unternehmen verarbeitet, wofür, auf welcher Rechtsgrundlage, mit welchen Tools und wie lange. Es ist kein Dokument, das du an eine Behörde schickst, aber eines, das du bei einer Prüfung sofort vorlegen können musst. Ohne Verzeichnis fehlt in fast jeder Datenschutzprüfung der erste Baustein.
Die häufigsten Fehler: Tools werden eingesetzt, ohne dass ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) existiert; Löschfristen werden nirgends festgehalten, obwohl sie in der Praxis so gut wie nie eingehalten werden können, wenn sie nicht aufgeschrieben sind; und sensible Daten (Art. 9: Gesundheit, Biometrie, etc.) werden wie normale Daten behandelt, obwohl für sie eine deutlich strengere Grundlage nötig ist.
Dieses Tool nimmt dir die Struktur ab: Für jede Datenart schlägt es passende Zwecke und Rechtsgrundlagen vor, markiert offene Punkte (fehlender AVV, unklare Rechtsgrundlage) automatisch und exportiert am Ende ein Dokument, das du intern ablegen oder mit einem Datenschutzbeauftragten besprechen kannst.
Häufige Fragen
Wer braucht ein Verarbeitungsverzeichnis?
Fast jedes Unternehmen und jeder Selbstständige, der personenbezogene Daten regelmäßig verarbeitet, also z. B. einen Newsletter verschickt, Kunden per E-Mail betreut oder Website-Analytics einsetzt. Die Ausnahme für Betriebe unter 250 Mitarbeitenden (Art. 30 Abs. 5 DSGVO) greift praktisch fast nie, weil sie nur bei gelegentlicher, risikoarmer Verarbeitung ohne besondere Kategorien gilt. Und regelmäßige Verarbeitung ist der Normalfall.
Gilt die Ausnahme unter 250 Mitarbeitern wirklich für mich?
Meist nicht. Die Ausnahme setzt voraus, dass die Verarbeitung nicht regelmäßig erfolgt, kein Risiko für die Rechte der Betroffenen birgt und keine besonderen Kategorien (Art. 9) oder Daten zu Straftaten betrifft. Ein Newsletter, ein Kundenkonto oder ein CRM sind regelmäßige Verarbeitung, damit entfällt die Ausnahme in der Praxis fast immer.
Was ist ein AVV und wann brauche ich ihn?
Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO) ist Pflicht, sobald ein externer Dienstleister Daten in deinem Auftrag verarbeitet, z. B. ein E-Mail-Tool, ein Hoster oder ein Zahlungsanbieter. Ohne AVV ist der Einsatz formal ein Verstoß. Die meisten großen Anbieter stellen den AVV direkt im Dashboard zum Abschluss bereit.
Muss ich das Verzeichnis der Aufsichtsbehörde vorlegen?
Nur auf Anfrage. Das Verzeichnis ist kein Dokument, das du proaktiv einreichst, sondern eines, das du bei einer Prüfung vorzeigen können musst. Es lohnt sich trotzdem, es aktuell zu halten, statt es erst im Ernstfall zusammenzuschreiben.
Sind meine Eingaben in diesem Tool sicher?
Deine Eingaben verlassen deinen Browser nicht. Sie landen ausschließlich im localStorage deines Geräts, nicht auf unserem Server. Wir sehen und speichern nichts davon. Näheres dazu steht in der Datenschutzerklärung.
Ersetzt dieses Tool eine Rechtsberatung?
Nein. Es hilft dir, deine Verarbeitungen strukturiert zu erfassen. Für eine rechtliche Einschätzung im Einzelfall, insbesondere bei sensiblen Daten oder Drittlandtransfers, ist ein Fachanwalt oder Datenschutzbeauftragter der richtige Ansprechpartner.
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Dieses Tool ist ein Baustein aus dem Kurs, mit dem ich in KI-Upgrade arbeite. Wenn du mehr willst als ein einzelnes Werkzeug: komm rein. Vom kompletten Anfänger bis zum AI-first Denker.
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